Confira oito aplicativos que te ajudam a gerenciar seu negócio
CORREIO selecionou apps que vão dar uma força na hora de organizar as tarefas – Carmen Vasconcelos – 22.02.2021, 14:31:00
Controle de fluxo de caixa, agenda de compromissos, grupos de trabalho, organização de demandas, gestão de projetos dentro de equipes. Essas são algumas das ferramentas oferecidas por aplicativos de gestão. A despeito de muitos serem pagos e oferecerem uma série de recursos, existem os gratuitos que, quando bem usados, podem ser ferramentas importantes para você organizar seu negócio.
O Correio ouviu especialistas que dão dicas importantes para tirar o melhor proveito dessa ferramenta acessível e tecnológica, especialmente para os empreendedores que estão começando, que ainda estão se acostumando com o gerenciamento financeiro e
dos processos.
Para a professora do curso de Administração e da pós-graduação em Administração Estratégica da Estácio, Alessandra Giovana, planejar, organizar e gerir processos pode parecer uma perda de tempo. “A maioria dos empreendedores só dão valor a essa gestão mais de backstage quando toma algum susto, como a perda de prazo, perda de clientes ou, pior, rombos financeiros. Adotar uma rotina de planejamento certamente será um grande diferencial para o negócio”, diz Alessandra Giovana.
A professora salienta que o uso dos aplicativos dependerá muito do grau de digitalização da empresa e o objetivo, mas, no geral, eles ajudarão a melhorar a performance das empresas ao trazerem agilidade, assertividade e integração para os negócios. “Uma pequena empresa mais bem estruturada, que já tem um software próprio de gestão e de integração, pode focar em aplicativos gratuitos para gestão de fluxos de trabalho (como o Monday ou o Trello), ou de conversas instantâneas, como o Slack”, sugere, lembrando que ainda há o Google Drive, que ajuda a criar Documentos, Planilhas, Apresentações e Formulários de maneira colaborativa, além de serem armazenados na nuvem.
Gratuitos e pagos
A diretora da Aruna Marketing Priscyla Caldas, por exemplo, se reconhece fã e dependente das ferramentas do Google. “Desde que montei minha primeira empresa, há mais de 10 anos, que utilizo de diversas ferramentas para otimizar a rotina e facilitar a comunicação com minha equipe e os nossos clientes. Uso diariamente a maioria das suas ferramentas, sendo elas pagas ou gratuitas”, completa. A especialista em marketing digital destaca o Google Drive e/ou DropBox, Google Agenda e Google Keep como excelentes ferramentas para o gestor, sendo que cada um possui particularidades que ajudam sensivelmente nas tarefas da empresa.
Mas ela lembra que, antes de usar qualquer ferramenta ou aplicativo, é importante analisar o quanto pode ser benéfico e a adequação ao modelo de negócios. “Converso com especialistas para aprofundar conhecimentos e depois com minha equipe, para falar sobre a novidade e colher a opinião deles. Assim, vamos ajustando juntos o que for preciso para tornar o aplicativo/ferramenta adequada ao máximo ao nosso dia-a-dia”, orienta.
A gestora de contas Luar Queiroz, por sua vez, é adepta de Trello por considerar importante ter um controle maior da rotina e organização das demandas, os lembretes do que está pendente e ter a visibilidade do que já foi concluído. Ela usa as ferramentas do Google na empresa em que trabalha e diz que o Google Keep, por exemplo, é fundamental para armazenar dados importantes. “Já o Google Drive e DropBox, uso para armazenar documentos que sejam importantes e precisam estar sempre disponíveis, com fácil acesso, para que em qualquer situação possa localizá-los. Um outro que gosto bastante é o Google Slides, pois possibilita a criação de layouts para apresentações e proposta de possíveis clientes”, completa, salientando que, como gestora, a principal vantagem é o fato de ter a empresa na palma da minha mão, através dos apps.
Para ela, a desvantagem das plataformas e aplicativos reside na dependência ao acesso à internet. “Caso haja alguma ‘queda’ na ferramenta, ficamos sem ter acesso até sua normalização”, conta.
Usos e proveitos
A professora de Administração diz que é possível tirar melhor proveito da ferramenta se, quem adotar os apps, usar a curiosidade para explorar as possibilidades. “Tem muito tutorial no YouTube, mas nem todo mundo tem paciência. Uma coisa em comum destes apps é que são muito intuitivos: basta ter curiosidade. É importante, no começo, reservar algumas horas para desbravar os apps”, sugere.
Alessandra Giovana alerta que o uso dos aplicativos devem seguir alguns cuidados como evitar muitas sobreposições, afinal, muitos apps têm funcionalidades semelhantes. “É necessário padronizar para que todos da empresa utilizem determinados apps para a gestão de rotinas do negócio. Por exemplo, não faz muito sentido uma pequena empresa usar o Trello e o Monday ao mesmo tempo. É importante deRnir quais os apps atendem melhor a necessidade da empresa e adotá-los”, salienta.
A gestora Laís Gonçalves reconhece os benefícios dos aplicativos, mas alerta que é importante que qualquer usuário esteja atento à segurança. “Eu evito salvar senhas ou informações muito confidenciais, pois por serem online, qualquer descuido, outras pessoas podem ter acesso ao computador e consequentemente às informações”, Rnaliza, ressaltando a importância de salvar arquivos importantes em um backup físico, assim, caso uma ferramenta dessas falhe, há como acessar.
OITO APPS PARA GERIR
1) GOOGLE DRIVE – Ferramenta de armazenamento de arquivos do Google. Além de armazenar com segurança e facilidade, já está inserido na conta do Gmail.
2) DROPBOX – Ferramenta de armazenamento de arquivos, com proposta parecida com o Google Drive, porém com menos funções, uma delas o compartilhamento e leitura de arquivos simultaneamente através do Google Docs.
3) GOOGLE AGENDA – Excelente para organizar as atividades e reuniões do dia, o mesmo pode ser compartilhado com outras pessoas, que em caso de uma empresa, podem simultaneamente organizar os encontros. Tem alertas, temas e perfis em uma mesma conta.
4) GOOGLE KEEP – É um post it online, útil para anotar informações rápidas, que precise compartilhar com alguém, agilizando urgências.
5) TRELLO –Com o aumento de equipes remotas, ele consegue organizar as demandas e deixar todos cientes de suas atribuições e prazos a cumprir, melhorando assim o controle das atividades. Fora o fato de compartilhar as demandas e deixar os responsáveis cientes de tudo que está acontecendo.
6) CANVA – É o app queridinho para realizar design como, por exemplo, posts no Instagram.
7) MONDAY – App de gerenciamento de projetos e equipes.
8) SLACK – Ele pode ser utilizado para a comunicação interna entre a equipe, permitindo o envio de mensagens, vídeos e documentos e a realização de chamadas. Além disso, nele é possível dividir as conversas por “salas”. Com isso, é possível criar diferentes chats para falar de projetos específicos ou um canal geral para todos os integrantes.